Por Mariana Mello e Souza
Organizando a casa! (ou como perder o medo de usar o excel para facilitar seu dia a dia de trabalho)
Seu catálogo digital tem dez livros? Cem? Mil? Como gerenciar todos os dados dos seus livros de forma que a consulta fique fácil e ágil? E quando as lojas pedem promoções e cada uma usa um modelo de planilha diferente – devo preencher cada dado manualmente ou copiando e colando cada informação? Que trabalheira! Será que não tem uma forma de agilizar este trabalho? Resposta: sim!
Comecei a trabalhar com livros digitais fazendo produção de ebooks. Em pouco tempo, além da produção, me tornei responsável pelo cadastro dos títulos nas diversas lojas digitais e pelo cálculo e arredondamento padrão dos preços dos livros. Somando-se a isso, Amazon, Apple, Kobo e Google estavam vindo para o Brasil trazendo uma série de requerimentos de metadados, códigos de assunto internacionais e novos padrões de qualidade para os arquivos. Cada uma com seu sistema independente de cadastro de informações, fosse este uma ferramenta própria, um site ou uma planilha de excel. Como organizar tudo isso e manter o mesmo padrão para todas as lojas?
Perguntei para o gerente de TI se havia alguma forma de simplificar esse trabalho. Ele me apresentou uma função do excel que tem sido utilíssima desde então: o PROCV (ou VLOOKUP para aqueles que usam o excel em inglês). Essa função nos permite procurar verticalmente um valor comum em duas planilhas (ou seja, os valores estão em uma mesma coluna) e usá-lo como referência para buscar uma informação que esteja em uma das planilhas para autopreencher o mesmo dado na outra.
Por exemplo: tenho uma planilha com todos os dados dos livros. Numa outra planilha eu preciso de alguns dos dados que estão presentes na primeira planilha, mas a ordem das colunas não é a mesma. Com o PROCV, indico o valor de referência e a coluna do dado que quero como resultado.
PROCV(valor_procurado; matriz_tabela; núm_índice_coluna; procurar_intervalo)
Ou seja,
=PROCV(Valor que você deseja pesquisar; intervalo no qual você deseja pesquisar o valor; o número da coluna no intervalo contendo o valor de retorno; Correspondência Exata ou Correspondência Aproximada – indicado como 0/FALSO ou 1/VERDADEIRO).
- Valor_procurado – no exemplo acima o valor procurado seria o eISBN.
- Matriz_tabela – o valor de pesquisa deve estar sempre na primeira coluna do intervalo procurado para que a fórmula funcione. Então se o valor procurado estiver na coluna C da tabela principal, o intervalo também deve começar na coluna C.
- Núm_índice_coluna – como o valor pesquisado será sempre a coluna 1, então seguindo o exemplo acima a coluna de título seria a coluna 2 e a de autor seria a 4.
- [Procurar_intervalo] – correspondência EXATA: o valor procurado é idêntico nas duas tabelas; correspondência APROXIMADA: o valor procurado pode ser um texto similar ou um valor dentro de uma faixa pré-determinada.
Em geral uso sempre a correspondência EXATA a partir do ISBN (então se o ISBN em uma tabela estiver separado com hífen e na outra não, a fórmula não funcionará). A célula pesquisada precisa ter a mesma formatação nas duas planilhas (se estiver formatada como TEXTO em uma tabela e GERAL na outra, a função também dará erro).
Um uso prático da correspondência APROXIMADA é, por exemplo, quando você quer calcular o preço do livro e depois aplicar um arredondamento para determinadas faixas de preço. Neste caso, minha matriz_tabela teria os valores entre os quais o meu cálculo de preço poderia ficar e o núm_índice_coluna seria a coluna com o arredondamento desejado. No exemplo abaixo, se meu valor_procurado fosse R$1,50, o resultado do PROCV seria R$1,99.
| De | Até | Faixa |
| 0 | 1 | 0,99 |
| 1 | 2 | 1,99 |
| 2 | 3 | 2,99 |
Uso o excel para ajudar a organizar todas as etapas do planejamento e produção do ebook:
- Fila de produção (marco as datas de recebimento dos arquivos do impresso, término da conversão e envio para cotejo, prazo de retorno da revisão versus prazo real do recebimento da mesma, etc) – o que permite identificar gargalos e atrasos no processo.
- Planilha mestra com todos os metadados dos livros (incluí na minha planilha dados que são úteis para minha consulta no dia a dia, não só os dados pedidos pelas lojas).
- Planejamento de promoções (uso muito o PROCV no
preenchimento das planilhas promocionais). Por exemplo:
- Quero propor uma ação com livros que viraram filmes ou séries? Filtro na coluna de palavras-chave ou na coluna de assunto BISAC todos os títulos que são media tie-in ou que possuem palavras-chaves relativas a filmes e séries.
- Uma loja quer fazer promoção com biografias? Na coluna de assunto BISAC seleciono todos os títulos com código BIO.
- Preciso evitar que um mesmo título seja selecionado em datas de promoção conflitantes? O excel possui uma formatação condicional, que marca os valores duplicados numa cor diferente (uso o ISBN como referência).
- Acompanhamento do histórico de vendas.
- Formulários com autopreenchimento através do uso do PROCV, como por exemplo: formulário de justificativa de ISBN, recibo de colaborador externo, etc.
O excel agilizou muito o meu trabalho e virou parte da minha rotina de tal forma que meu primeiro pensamento sempre é: será que tem uma forma de automatizar isso?
Quer colocar os textos de um grupo de células em caixa alta? É possível! Quer procurar títulos que estão padronizados com o artigo no final e inverter a ordem retirando a vírgula? Também existe uma fórmula para isso! O oráculo chamado Google nos ajuda a encontrar várias dicas de como trabalhar com as fórmulas do excel. Só nos resta explorar!
Mariana Mello e Souza é coordenadora de livros digitais da Rocco, leitora voraz, amante de Harry Potter, Tolkien, heróis da Marvel e da DC, contos de fadas e romances com final feliz.
